Schvaľovacie procesy vo firme: ako ich nastaviť rýchlo a kontrolovane

Čo sú schvaľovacie procesy vo firme a prečo ovplyvňujú rýchlosť celej prevádzky?

Schvaľovacie procesy vo firme určujú pravidlá a kroky, podľa ktorých sa rozhoduje o interných požiadavkách, výdavkoch, zmluvách, objednávkach či prístupoch. Pri nejasnom nastavení firma nestráca iba čas. Stráca prehľad, kontrolu nad zodpovednosťou aj schopnosť rozhodovať bez zbytočného čakania.

V praxi ide o každú situáciu, keď jedna osoba odošle požiadavku na potvrdenie a ďalšia má rozhodnúť áno, nie alebo vrátiť vec na doplnenie. Najčastejšie sa to týka faktúr, nákupov, dovoleniek, služobných ciest, zliav, cenových ponúk, zmlúv, marketingových rozpočtov alebo interných požiadaviek medzi oddeleniami.

Problém nevzniká iba vtedy, keď schválenie trvá dlho. Väčšie riziko nastáva, keď nie je presne určené:

• kto je ďalší na rade,
• podľa čoho sa má rozhodnúť,
• dokedy má reagovať,
• čo sa stane pri neúplných podkladoch,
• kde sa dá spätne dohľadať výsledok.

Ak sú podklady rozptýlené v mailoch, chate, Exceli a papieroch, chýba centralizácia firemných dát. Schvaľovanie sa potom nemení na riadený proces, ale na dohľadávanie informácií a urgovanie kolegov.

Dobre nastavené schvaľovanie je preto súčasťou širšej digitalizácie firmy. Nejde iba o pohodlie. Ide o to, aby firma rozhodovala rýchlejšie, mala auditnú stopu, znížila chaos medzi oddeleniami a nebola závislá od toho, kto si práve všimne e-mail v inboxe.

Ktoré schvaľovacie procesy sa oplatí riešiť ako prvé?

Ako prvé sa oplatí riešiť schvaľovania, ktoré sa často opakujú, majú jasné pravidlá a dnes vytvárajú najviac urgencií, čakania alebo ručného prepisovania. Najlepší prvý kandidát zvyčajne nie je najzložitejší proces vo firme, ale ten, pri ktorom sa prínos prejaví rýchlo a tím ho pocíti v praxi.

Začnite tam, kde sa súčasne stretávajú 3 faktory: vysoký objem, opakovateľný postup a citeľný dopad na peniaze, čas alebo prevádzku. Najčastejšie ide o tieto oblasti:

• Faktúry a výdavky - kto kontroluje vecnú správnosť, kto rozpočet a kto dáva finálne schválenie pred úhradou.
• Nákupy a objednávky - kto môže objednať, pri akej sume je potrebný ďalší stupeň schválenia a ako sa preveruje dodávateľ.
• Dovolenky, absencie a služobné cesty - kto schvaľuje termín, kapacity tímu a rozpočet.
• Zmluvy a dodatky - kto posudzuje obchodné podmienky, právne riziko a finálny podpis.
• Zľavy, cenové ponuky a obchodné výnimky - kto povoľuje odchýlku od štandardnej marže alebo podmienok.
• Marketingové rozpočty a kampane - kto schvaľuje zadanie, rozpočet, termín a zodpovednosť za výsledok.
• Prístupy, oprávnenia a interné požiadavky - kto povoľuje vstup do systémov, zmeny rolí alebo IT požiadavky.
• Projektové zmeny a rozšírenia zadania - kto schvaľuje zmenu rozsahu, termínu alebo rozpočtu.

Ak si nie ste istí, ktoré procesy predstavujú najväčší problém, pomôže vám zoznam najčastejších firemných procesov na automatizáciu a signály, podľa ktorých spoznáte že firme chýba automatizácia. V praxi zvyčajne vyhráva proces, pri ktorom sa ľudia najčastejšie pýtajú: kde to teraz je, kto to má schváliť a prečo to ešte stojí?

Ako navrhnúť schvaľovací proces, aby nezdržoval, ale chránil firmu?

Dobrý schvaľovací proces má firmu chrániť pred chybou, nie spomaľovať každý krok. Funguje vtedy, keď má jasný spúšťač, presne určené roly, limity, termíny, výnimky a výsledok zapísaný tak, aby bol dohľadateľný bez ďalšieho vysvetľovania medzi oddeleniami.

Najpraktickejšie je navrhnúť proces ako jednoduchú rozhodovaciu mapu. Pri každom type schválenia si spíšte:

1. Čo sa vlastne schvaľuje - dokument, suma, zmena, požiadavka, prístup alebo úloha.
2. Kto proces spúšťa - zamestnanec, manažér, obchodník, nákupca, HR alebo systém.
3. Aké podklady musia byť povinné - napríklad rozpočet, príloha, dôvod, termín, dodávateľ, stredisko.
4. Kto odporúča a kto finálne schvaľuje - tieto roly nemusia byť vždy rovnaké.
5. Podľa akých limitov sa vetví rozhodnutie - suma, riziko, typ nákladu, oddelenie, klient, termín.
6. Dokedy má prísť reakcia - a kto preberá proces pri absencii.
7. Čo je výsledok - schválené, zamietnuté, vrátené na doplnenie, eskalované.
8. Kde ostáva záznam - komentár, dátum, stav a história rozhodnutia.

Najčastejšou chybou je použiť rovnaký schvaľovací tok na všetko. Nákup kancelárskeho materiálu, zmena obchodnej zľavy a podpis zmluvy nemajú rovnaké riziko, preto nemajú mať ani rovnaký počet krokov. Ak chcete, aby procesy fungovali naprieč tímami, pomáha najprv prepojiť oddelenia vo firme cez softvér a až potom riešiť automatizáciu jednotlivých krokov.

Praktické pravidlo je priamočiare: schvaľovanie má byť také krátke, ako sa dá, ale stále dosť presné na to, aby firma vedela, kto rozhodol, podľa čoho a s akým dopadom. Presne týmto smerom sa oplatí zefektívňovať procesy vo firme.

Aké typy schvaľovacích workflow existujú a kedy ich použiť?

Typ schvaľovacieho workflow sa vyberá podľa toho, či má firma rozhodovať postupne, naraz, podľa podmienok alebo s automatickým záskokom pri zdržaní. Univerzálny model neexistuje. Správne nastavenie závisí od rizika, hodnoty požiadavky, počtu oddelení a od toho, ako často sa v procese objavujú výnimky.

Sekvenčné schvaľovanie

Hodí sa tam, kde každý krok nadväzuje na predchádzajúci. Najprv vedúci oddelenia, potom financie, potom konateľ. Výhodou je jasné poradie a vysoká kontrola. Nevýhodou býva dlhší čas, ak je krokov priveľa.

Paralelné schvaľovanie

Používa sa vtedy, keď sa k jednej požiadavke môžu nezávisle vyjadriť viacerí naraz. Napríklad obchod a právne oddelenie pri zmluve. Skracuje čakanie, ale vyžaduje presne určiť, či sú potrebné všetky súhlasy alebo iba vybrané.

Podmienené schvaľovanie

Workflow sa vetví podľa pravidla, napríklad podľa sumy, typu nákladu, klienta alebo rizika. Menšie požiadavky idú kratšou cestou, citlivejšie dlhšou. Tento model je často najefektívnejší, pretože nespomaľuje bežnú agendu rovnakými krokmi ako výnimky.

Delegované a eskalačné schvaľovanie

Používa sa tam, kde proces nesmie stáť na jednej osobe. Ak schvaľovateľ nereaguje v stanovenom čase, žiadosť sa posunie zástupcovi alebo nadriadenému. Takto sa predchádza blokovaniu faktúr, zmlúv či interných požiadaviek.

Hybridné workflow

Vo väčšine firiem ide o kombináciu vyššie uvedených prístupov. Napríklad sekvenčný začiatok, paralelná kontrola a podmienená finálna vetva podľa rozpočtu. Dôležité nie je mať technologicky zaujímavý model, ale model, ktorému tím rozumie a ktorý zodpovedá reálnej práci firmy.

Kde firmy pri schvaľovaní najčastejšie strácajú čas a kontrolu?

Firmy najčastejšie nestrácajú čas tým, že by schvaľovali priveľa. Strácajú ho tým, že schvaľujú nejasne. Keď chýbajú pravidlá, podklady, zástupy a prepojenie systémov, vznikajú urgencie, obchádzanie procesu a rozhodnutia, ktoré sa spätne nedajú vysvetliť ani overiť.

Najčastejšie úzke miesta vyzerajú nenápadne, ale opakujú sa denne:

• schvaľovanie prebieha cez e-mail alebo chat a nie je jasné, ktorá verzia je posledná,
• jeden človek drží celý proces a pri absencii všetko stojí,
• rovnaký postup platí pre malé aj rizikové požiadavky,
• chýbajú povinné polia a žiadosti sa vracajú na doplnenie,
• ľudia prepisujú tie isté dáta do viacerých systémov,
• oddelenia majú odlišné pravidlá a každý si proces vysvetľuje po svojom,
• finálne schválenie síce príde, ale bez komentára a bez histórie.

Veľmi častou chybou je aj to, že firma automatizuje proces skôr, ako ho zjednoduší. Tým iba zrýchli chaos. Ak je schvaľovanie zbytočne dlhé, zmätočné alebo závislé od ručného dohľadávania, treba najprv pomenovať neefektívne procesy vo firme a až potom ich preklopiť do systému.

Ďalším problémom býva, že administratívne kroky nikto nepovažuje za prioritu. Práve preto sa oplatí pozrieť aj na automatizáciu administratívy vo firme, pretože schvaľovanie je často iba viditeľná časť širšieho prevádzkového problému. Keď sa odstránia zbytočné kroky, zlepší sa nielen rýchlosť schválenia, ale aj kvalita podkladov a prehľad o tom, kde sa firma zasekáva najčastejšie.

Aký softvér vybrať na schvaľovanie a kedy už nestačí e-mail, Excel alebo formulár?

Správny softvér na schvaľovanie závisí od zložitosti procesu, počtu ľudí, potreby auditnej stopy a od toho, koľko systémov musí medzi sebou komunikovať. E-mail a Excel môžu stačiť na výnimky. Ak však schvaľovanie ovplyvňuje peniaze, termíny alebo viac oddelení, firma zvyčajne potrebuje riadený workflow.

Pri výbere sa oplatí uvažovať v štyroch úrovniach:

1. E-mail, chat alebo jednoduchý formulár

Hodí sa iba pri veľmi nízkom objeme a nízkom riziku. Chýba história rozhodnutí, notifikácie podľa pravidiel aj spoľahlivý prehľad o tom, kde proces stojí.

2. Zdieľaná tabuľka alebo základný formulárový tok

Je vhodné ako krátkodobé riešenie pre jeden jednoduchý proces. Na limity narazí pri výnimkách, vetvení, právach používateľov a pri potrebe prepojenia na ďalšie systémy.

3. CRM alebo workflow systém

Dáva zmysel tam, kde schvaľovanie súvisí s obchodom, zákazkami, fakturáciou, servisom, HR alebo internými požiadavkami. Výhodou sú stavy, roly, notifikácie, história a jedno miesto pre celý proces. Ak schvaľovanie nadväzuje na financie, zásadné je prepojenie CRM a účtovného systému, aby sa dáta neprepisovali ručne.

4. Softvér na mieru a AI automatizácia

Toto je správna voľba vtedy, keď sa firma nevie zmestiť do generických pravidiel. Napríklad ak proces závisí od vlastných cenotvorieb, viacerých úrovní kompetencií, špecifických dokumentov alebo väzieb na viacero interných nástrojov. Vtedy dáva zmysel vývoj na mieru, ktorý postaví schvaľovanie okolo reálnych procesov firmy, nie okolo obmedzení hotového nástroja.

AI má v schvaľovaní miesto najmä ako pomocník: vyčíta údaje z dokumentov, doplní podklady, roztriedi požiadavky alebo pripraví návrh ďalšieho kroku. Finálne rozhodnutie však stále ostáva v rukách firmy a jej pravidiel.

Ako zmerať, či nové schvaľovanie naozaj funguje?

Funkčné schvaľovanie nespoznáte podľa toho, že je digitálne. Spoznáte ho podľa toho, že skracuje čakanie, znižuje počet urgencií, drží pravidlá a dá sa jednoducho vyhodnotiť. Ak firma nemeria priechod procesu od zadania po rozhodnutie, veľmi rýchlo sa vráti k pocitu, že všetko funguje iba odhadom.

Pred nasadením si preto odložte jednoduchý základ: ako dlho proces trvá dnes, koľko ľudí doň vstupuje, koľkokrát sa žiadosť vracia na doplnenie a kde vzniká najviac čakania. Potom sledujte najmä tieto ukazovatele:

• priemerný čas od odoslania po schválenie,
• čas strávený v jednotlivých krokoch,
• podiel požiadaviek vybavených v dohodnutom termíne,
• počet eskalácií a urgencií,
• počet vrátení pre neúplné podklady,
• počet manuálnych zásahov mimo systému,
• najčastejšie dôvody zamietnutia alebo zdržania.

Dôležité je merať nielen rýchlosť, ale aj kvalitu. Ak sa síce schvaľuje rýchlejšie, ale proces obchádza pravidlá alebo zamestnanci stále posielajú doplňujúce informácie bokom, problém sa iba presunul inam.

Ak chcete mať v procesoch dlhodobo poriadok, pomáha pozerať sa na schvaľovanie ako na súčasť širšej digitalizácie firemných procesov, nie ako na izolovaný formulár. A ak potrebujete nad výsledkami udržať praktický manažérsky pohľad, rovnaké princípy sa používajú aj pri tom, ako firmy systematicky zlepšujú svoje procesy: mať jasný stav, konkrétne dáta a presne pomenované miesto, kde sa proces spomaľuje.

Čo by ste mali urobiť ako ďalší krok, ak chcete schvaľovanie vo firme zrýchliť?

Ak chcete schvaľovanie vo firme zrýchliť, nezačínajte výberom nástroja. Začnite 1 konkrétnym procesom, pri ktorom dnes najčastejšie vznikajú urgencie, meškanie alebo nejasnosti. Keď správne pomenujete pravidlá, roly a výnimky, technológia už nebude hádanka, ale logický ďalší krok.

Praktický postup vyzerá takto:

1. Vyberte jeden proces s vysokým objemom alebo vysokým dopadom.
2. Popíšte dnešný stav od zadania po finálne rozhodnutie.
3. Spíšte pravidlá a limity podľa sumy, rizika, oddelenia alebo typu požiadavky.
4. Určte vlastníkov krokov vrátane zástupov a eskalácií.
5. Rozhodnite, ktoré systémy sa musia prepojiť a ktoré dáta majú zostať na jednom mieste.
6. Spustite pilot na jednom procese a až potom riešenie rozšírte.

Tento prístup je výrazne bezpečnejší než digitalizovať všetko naraz. Firma rýchlejšie uvidí, čo funguje, kde sú výnimky a aké rozhodovacie pravidlá treba ešte spresniť. Ak už teraz viete, že vaše schvaľovanie závisí od viacerých oddelení, vlastných interných pravidiel alebo prepojenia na ďalšie systémy, prirodzeným pokračovaním je implementácia CRM systému.

V BeCode pomáhame firmám premeniť schvaľovanie z mailového kolobehu na workflow postavený okolo reálnych pravidiel, rolí a dát. Ak potrebujete proces, ktorý sa prispôsobí vašej cenotvorbe, dokumentom, kompetenciám alebo interným systémom, pozrite si, ako môže vyzerať softvér prispôsobený vašim procesom.

Časté otázky

Ako dlho trvá zavedenie schvaľovacieho workflow?

Trvanie závisí od počtu krokov, výnimiek a systémov, ktoré sa majú prepojiť. Jednoduché interné schvaľovanie býva rýchlejšie ako viacúrovňový proces napojený na CRM, účtovníctvo či HR. Kľúčové je nepreskočiť analýzu pravidiel, pretože práve tam sa rozhoduje, či bude workflow naozaj fungovať.

Je digitalizácia schvaľovania vhodná aj pre malú alebo strednú firmu?

Áno, často práve menším a stredným firmám prináša rýchly efekt. Keď má 1 človek viac rolí naraz, každé zdržanie alebo ručné dohľadávanie cíti celý tím. Dobre nastavené schvaľovanie znižuje chaos, skracuje čakanie a dáva majiteľovi lepší prehľad bez ďalšej administratívy.

Dá sa schvaľovať aj cez mobil?

Áno, ak je riešenie navrhnuté správne, schvaľovanie môže fungovať aj cez mobil bez straty prehľadu a kontroly. Dôležité však je, aby mobil neznamenal iba kliknutie na súhlas, ale aj prístup k správnym podkladom, komentáru, histórii a ďalšiemu kroku procesu.

Čo sa stane, keď schvaľovateľ nereaguje?

Správne nastavený workflow s tým počíta dopredu. Proces môže po uplynutí času poslať pripomienku, presunúť žiadosť zástupcovi alebo ju eskalovať nadriadenému. Cieľom nie je obísť zodpovednosť, ale zabrániť tomu, aby firma stála pre jednu neprítomnú alebo zaneprázdnenú osobu.

Musíme meniť existujúce systémy, aby sa schvaľovanie dalo digitalizovať?

Nie vždy. V mnohých prípadoch stačí správne prepojenie toho, čo už firma používa, a doplnenie workflow logiky nad existujúce dáta. Zmena systému dáva zmysel skôr vtedy, keď dnešné nástroje nevedia pracovať s rolami, stavmi, auditnou stopou alebo vlastnými pravidlami firmy.