Einsatzkalender, Besatzungen und Lohnunterlagen statt Tabellen und Telefonaten
Anfrage, Angebot, Einsatz, Besatzung und Lohnunterlagen in einem System – für vier Standorte, die bis dahin in Tabellen und am Telefon geplant haben.
Der Einsatzkalender mit einem geöffneten Einsatz. Die Farbe an jedem Einsatz zeigt, ob die Besatzung vollständig ist; das Panel zeigt, wer fehlt – und dass der Rettungssanitäter, der noch bestätigt werden soll, an diesem Tag bereits anderswo bestätigt ist.
Ausgangslage
Wer zu welchem Einsatz fährt, stand in einer Tabelle und in Telefonaten.
Vier Standorte, jeder mit eigenem Personal und eigenen Rettungswagen, und ein Tabellenblatt pro Monat. Namen und Telefonnummern in Zellen, Zusagen per Telefon oder Nachricht – und das Wissen, wer wann kann, im Kopf des Koordinators.
Dass ein Rettungswagen oder ein Rettungssanitäter am selben Tag für zwei Einsätze zugesagt war, fiel erst spät auf. Am Monatsende wurden die Stunden aus den geleisteten Einsätzen von Hand in die Unterlagen für die Lohnbuchhaltung übertragen, und jede korrigierte Zeit bedeutete, die Zeile neu zu berechnen.
Was wir gebaut haben
Ein Kalender für Einsätze, Personal und Fahrzeuge – und Lohnunterlagen, die sich daraus von selbst ergeben.
Ein Auftrag hat einen einzigen Weg: die Anfrage auf dem Kanban-Board, der Kunde mit Daten, die anhand der Firmennummer aus dem Handelsregister übernommen werden, ein Angebot aus der Preisliste mit PDF für den Kunden – und sobald es angenommen ist, erscheint der Einsatz von selbst im Kalender.
Jeder Einsatz legt fest, wie viele Personen er in welcher Rolle braucht: Arzt, Rettungssanitäter, Fahrer, Koordinator, Erste-Hilfe-Ausbilder. Das Personal meldet sich per Smartphone in einer bestimmten Rolle für eine Schicht an, der Koordinator bestätigt. Eine Person oder ein Fahrzeug, die zur selben Zeit bereits anderswo bestätigt sind, lässt das System nur nach ausdrücklicher Bestätigung der Kollision zu.
Fünf Rollen mit eigenen Berechtigungen und Zuständigkeit je Standort: Der Techniker, der Fahrzeuge und Lager verwaltet, sieht nicht, wer wie viel verdient. Anmeldung per E-Mail-Code oder Passkey; Benachrichtigungen und E-Mails gehen über eine Outbox raus, sodass bei einem Ausfall keine verloren geht.
Ergebnis
Die Lohnunterlage ist ein Nebenprodukt der bestätigten Schicht.
Die monatlichen Lohnunterlagen werden zweimal täglich automatisch aus bestätigten Schichten und rollenabhängigen Sätzen erzeugt. Eine Schicht über Mitternacht wird auf zwei Tage aufgeteilt, und der XLSX-Export behält das Layout bei, das die Lohnbuchhaltung gewohnt ist – einschließlich funktionierender Formeln, sodass eine korrigierte Zeit die Stunden selbst neu berechnet.
Das System läuft seit 2026 und wird weiter ausgebaut. Die nächsten Phasen sind geplant, nicht ausgerollt: Rechnungsstellung aus Einsätzen (Phase 2) und eine Verwaltung von Kursen und Zertifikaten (Phase 3).
Wichtigste Module
Anfragen
Kanban mit Neu / In Bearbeitung / Erledigt, wer eine Anfrage schon gesehen hat, und der Verlauf jedes Schritts.
Kunden und Angebote
Registerdaten anhand der Firmennummer, Dublettenwarnung, Kalkulator aus der Preisliste und PDF. Ein angenommenes Angebot legt den Einsatz an.
Einsatzkalender
Monatsansicht, Besetzung nach Rollen, Kollisionen bei Personal und Fahrzeugen und eine Schätzung der Lohnkosten an jedem Einsatz.
Kapazitäten und Inventar
Fahrzeuge mit Gültigkeit von Vignette und technischer Prüfung, Personal mit rollenabhängigen Sätzen, Lager mit Ablaufdaten und Mindestbeständen.
Lohnunterlagen
Monatlich und automatisch, Freigabe vor dem Export, XLSX mit Formeln; eine Schicht über Mitternacht auf zwei Tage verteilt.
Personal am Smartphone
Eigene Schichten, Anmeldung in einer bestimmten Rolle, Abmeldung und eine Benachrichtigung, sobald der Koordinator bestätigt.
Wir bauen CRM-Systeme nach Maß
Wenn Ihre Aufträge heute in einer Tabelle und in den Köpfen der Mitarbeiter stecken, sehen Sie sich an, wie wir vorgehen und was dazugehört.
Vorher und nachher
Links das Tabellenblatt für einen Monat – Namen, Telefonnummern und Rettungswagen in Zellen. Rechts derselbe Monat, wenn jeder Einsatz weiß, wer hinfährt und was noch fehlt.
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