Mitgliedschaftsverkauf, QR-Zutritt und Anwesenheit statt eines gemieteten Systems und zweier Websites

Mitgliederverwaltung, Verkauf und Zutritte liefen in einem gemieteten System für Fitnessstudios. Daneben standen zwei separate Websites – eine für den Verein, eine für die Kindergruppen – und keine von beiden wusste etwas über die Mitglieder.

Hinter der Marke stehen drei Rechtsträger, einer davon ein Verein, der die Mitgliedsbeiträge der Kinder einzieht. Dafür wird keine Rechnung gestellt, sondern eine Bestätigung über den gezahlten Mitgliedsbeitrag – ein Beleg, den das gemietete System nicht kannte.

Wer gerade in der Halle war, ließ sich nur durch einen Blick in die Halle feststellen.

Die öffentliche Website mit CMS, das Mitglieder- und Trainerportal und der Admin sind eine Anwendung auf einer Datenbank. Stundenplan, Sportarten und Trainer werden einmal erfasst und erscheinen überall.

Ein Mitglied kauft Mitgliedschaft, Einzeleintritt oder Personal Training über das Zahlungsgateway direkt im Portal. Der Beleg entsteht automatisch, mit eigenem Nummernkreis für jedes der drei Unternehmen – und für den Verein als Bestätigung über den gezahlten Mitgliedsbeitrag statt als Rechnung.

Mit demselben Kauf kommt ein QR-Code aufs Smartphone. Das Mitglied trägt ihn im Portal, in Apple Wallet oder in Google Wallet; geht das Smartphone verloren, erzeugt es einen neuen, und der alte ist sofort ungültig.

Am Eingang sitzt ein Lesegerät auf einem Raspberry Pi: Es liest den Code, öffnet die Tür und protokolliert den Zutritt. Fällt das Netz aus, speichert es die Scans zwischen und sendet sie, sobald die Verbindung zurück ist. Entscheiden tut der Server, nach Regeln, die der Verein selbst festlegt – wie lange vor einem Training der Code die Tür öffnet und wie lange danach, getrennt für Mitgliedskarte, Einzeleintritt und Personal Training.

Jeder Versuch hat ein lesbares Ergebnis: Zutritt, Mitgliedschaft abgelaufen, Limit überschritten, Ungültiger QR, Außerhalb des Zeitfensters, Halle ist voll. Daraus entstehen Anwesenheit mit abgeleiteten Abgängen, eine Live-Übersicht, wer in der Halle ist, und eine Heatmap der Zutritte nach Stunden und Tagen.

Die Mitglieder haben wir aus dem gemieteten System samt bereits bezahltem Zeitraum übernommen – sie hatten weder Passwort noch Türcode, also schickte ihnen ein einmaliges Skript eine Einladung zusammen mit ihrem QR-Code, und die Kontakttabelle mit einem Reiter pro Disziplin wurde zu Tags an den Mitgliedern. Das System läuft seit 2026 und wird weiter ausgebaut; die nächsten Phasen sind geplant, nicht ausgerollt – die volle Automatisierung von Sommercamps, Feiern, Teambuilding und Raumvermietung, die heute als Anfrageformulare laufen, und weitere Rollen mit Unterlagen für die Trainerabrechnung.